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Neue Homepage, neue Adresse:

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Unsere Tools werden jetzt unter der Adresse www.Tools-And-More.com weitergeführt - klicken Sie bitte den nachstehenden Taster, um dort die gesuchte Seite in neuester Version zu besuchen.
 


Formulare automatisch ausfüllen

FormFiller V1.1a

Füllen Sie Behördenformulare, Anträge und Reportlisten noch immer wieder und wieder handschriftlich aus? Nicht mehr nötig: Mit dem LAB1.de-Utility Formfiller und einem Flachbettscanner macht jetzt Ihr PC fast die ganze Arbeit.


Download:

Den Download dieses Tools können Sie über unsere neue Homepage www.Tools-And-More.com starten.

Klicken Sie einfach den nachstehenden Taster, um dort hin zu gelangen:

 


35 Euro - mehr muss man heute kaum mehr für einen bürotauglichen Flachbettscanner ausgeben. Es liegt auf der Hand, dass es sich dabei in keinster Weise um Geräte mit High-End-Qualitäten handelt. Doch für die meisten Anwendungen im SoHo-Bereich dürften diese handlichen A4-Scanner mit Auflösungen zwischen 600 und 1200 dpi wohl mehr als ausreichend sein. 

Diese Geräte aber eben nur als simple Scanner zum Digitalisieren von Dokumenten- und Bildvorlagen anzusehen, wird der Sache nicht gerecht. Denn mit den passenden Tools und Applikationen versehen, können Flachbettscanner in weite Teile des Büroalltags eingebunden werden - beispielsweise in Verbindung mit einem (Farb-)Drucker als (Farb-)Fotokopiererersatz oder, nimmt man noch ein faxfähiges Modem hinzu, als äusserst flexibles Faxgerät. Zu diesen Einsatzgebieten hat LAB1.de bereits vor längerem die beiden Tools Scrint und Sax-It! vorgestellt. 

Um den tagtäglichen Papierkrieg ein wenig mehr zu entschärfen, wurde nun ein weiteres Utility entwickelt, das auf einem Flachbettscanner aufbaut: der Formfiller. Damit können Sie immerwiederkehrende Formulare wie beispielsweise Anträge, Anforderungen, Bestellungen, Überweisungsträger oder natürlich auch Krankmeldungen ;-) weitestgehend von Ihrem Computer ausfüllen lassen. Als Vorbereitung müssen Sie das betreffende Schriftstück lediglich ein einziges Mal einscannen und die gewünschten Eintragsfelder auf dem Formular festlegen. Zum Bearbeiten wird das Dokument dann in den Formfiller geladen und die zuvor festgelegten Eingabefelder mit dem entsprechenden Text gefüllt. Anschließend wird das ganze einfach ausgedruckt - wahlweise komplett mit eingescanntem Formular oder, sofern ein Originalformular vorliegt bzw. verlangt wird, allein die Inhalte der Textfelder mit entsprechender Positionierung.

Unzählige Möglichkeiten
Da sich der Formfiller nicht nur die Position der Felder sondern eben auch deren Inhalt merkt, müssen Sie beim nächsten Gebrauch des Dokuments beispielsweise bei Steuererklärungen nur die wenigen wirklich neuen Werte einfügen - dies ist ausgesprochen praktisch, wenn man Formulare für gleich mehrere Personen bearbeitet. Selbst ein gegebenenfalls geändertes Layout im Folgemonat/jahr ist dank der kinderleichten Positionierung der Textfelder kein Problem.

  • Freistellungsanträgen nur das Datum und gegebenenfalls bestimmte Beträge ändern. Anschrift, Bankverbindung udgl. werden einfach übernommen.
  • Überweisungsträgern für Ihre Bank nur die Bankdaten des Empfängers eintragen - die ihrigen hat der Formfiller schon eingetragen.
  • Materialanforderungen lediglich die benötigten Waren(-mengen) angeben. Um Ihren Name, Abteilung gegebenenfalls Telefon usw. brauchen Sie sich dank Formfiller nicht mehr zu kümmern. 
  • Reportlisten und Statistiken in den meisten Fällen nur die neuen Daten eintragen. Formularkopf und bestehende Bezeichnungen können oftmals direkt übernommen werden.

Wie Sie sehen, sind den Einsatzmöglichkeiten des Formfillers kaum Grenzen gesetzt. Und nicht zuletzt die ausgesprochen einfache Handhabung des Utilities lassen den Formfiller innerhalb kürzester Zeit zu einer unverzichtbaren Hilfe werden. Der Formfiller kennt zwei grundsätzliche Arbeitsschritte, die auf die beiden folgenden Registerkarten verteilt sind: 

  • Bearbeiten: Einscannen der Vorlage und Festlegen der Position und Größe der einzelnen Textfelder - in der Regel nur ein einziges Mal nötig. 
  • Anwenden: Eintragen bzw. Abändern des gewünschten Textes in den einzelnen Textfeldern sowie der Ausdruck des ganzen - die eigentliche Anwendung eben.

Scannen eines Formulars
Das Einscannen eines Dokuments nehmen Sie wie gewohnt mit der scannereigenen Software vor. Sollte neben dem Scannertreiber eine entsprechende Applikation nicht zur Verfügung stehen, so kann man ersatzweise auch auf das Utility Imaging im Ordner Zubehör zurückgreifen. Wichtig: Bei mehrseitigen Dokumenten muss jede Seite in einer eigenen Datei abgelegt werden - mehrseitige Grafikdateien, wie sie beispielsweise von Imaging unterstützt und auch generiert werden, kann der Formfiller (noch) nicht verwenden. 

An Grafikformaten können Sie neben den üblichen Bitmapdateien (BMP) auch die komprimierenden Typen GIF und JPG verwenden. GIF eignet sich dabei vor allem bei Schwarzweiss-Scans, JPG ist dagegen besser für Farbvorlagen geeignet. Um trotz Datenkompression einen guten Kompromiss zwischen Dateigrösse und Detailtreue zu finden, wurde für den Formfiller eine Standardauflösung von 300 dpi festgelegt. Die Scans müssen also mit genau dieser Auflösung gemacht werden, sonst erscheint die betreffende Bitmap entweder zu klein bzw. zu gross im Formfiller.

Die Scans der einzelnen Bilder kann man an einer beliebigen Stelle ablegen. Allerdings sollte man zumindest darauf achten, dass es sich dabei um "feste" Verzeichnisse handelt, die nicht von Zeit zu Zeit an eine andere Position bewegt werden - sonst findet der Formfiller beim Laden einer bestehenden Formulardefinition die zugehörige Bitmap nicht mehr.

Die Formulardefinition
Sind alle benötigten Seiten eingescannt, kann man mit der Definition des Formulars beginnen. Hierzu wählt man die Registerkarte Bearbeiten und darauf die Schaltfläche Neues Formular. Daraufhin wird die Formularanzeige gegebenenfalls gelöscht und Sie erhalten Gelegenheit der neuen Formulardefinition einen passenden Namen zu geben. Anschließend wählen Sie die zu ladende Hintergrund-Bitmap des Originaldokuments. Diese können Sie übrigens auch noch nachträglich über den Taster Andere Bitmap laden ändern. 

Um ein neues Textfeld zu generieren, betätigt man jeweils die Schaltfläche Neues Textfeld. Daraufhin wird in der Mitte der Formularansicht ein neues Eingabeframe erzeugt. Dieses lässt sich dann ganz einfach mit der Maus an die gewünschte Stelle auf der darunterliegenden Bitmap ziehen. Höhe und Breite des Textfeldes können natürlich ebenfalls variiert werden. Dazu sind die entsprechenden Seiten des Frames mit der Maus in die entsprechende Richtung zu ziehen. 

Der zu verwendende Zeichensatz, dessen Größe, sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen können über das entsprechende Steuerfeld am linken Rand des Formfillers eingestellt werden. Dort hat man auch Gelegenheit festzulegen, ob das aktuell markierte Textframe ein- oder mehrzeilig ist. Für den Fall, dass ein Textfeld irrtümlich angelegt wurde, oder einfach nicht mehr benötigt wird, klickt man es einfach an und drückt die Taste Entf. 

Sind alle Eingabefelder festgelegt, so können Sie sofort mit deren Anwendung beginnen. Klicken Sie hierfür auf die Registerkarte Anwenden, um in den entsprechenden Modus zu gelangen. Übrigens: Zu speichern brauchen Sie die Formulardefinitionen nicht - das wird automatisch vom Formfiller vorgenommen. Sollten jetzt noch kleinere Layout-Variationen nötig werden, so wählt man einfach wieder die Registerkarte Bearbeiten und nimmt die gewünschten Änderungen vor.
Formulare anwenden

Falls das zu bearbeitende Formular nicht schon geladen ist, so können Sie dies über die Schaltfläche Formular laden nachholen. Geben Sie über den nachfolgenden Dialog den Namen der gewünschten Definition ein oder wählen Sie ihn aus der angezeigten Dateiliste. 

Im Anwendungsmodus sind alle Textframes fest verankert und können nun mit einem beliebigen Text gefüllt werden. Sind alle nötigen Felder beschriftet, so kann das komplette Dokument ausgedruckt werden. Hierfür hat man zwei Möglichkeiten: 

  • Für den Fall, dass das Originaldokument bedruckt werden soll - sich also im Drucker befindet - kann man die Ausgabe der im Ansichtsfenster unterlegten Bitmap unterbinden. Entfernen Sie hierfür die Markierung mit Vorlage unter der Schaltfläche Formular drucken.
  • Sollen die Textfeldinhalte und die eingescannte Dokumentenvorlage gedruckt werden, so ist die zuvor genannte Option anzukreuzen.
    Alle Texteingaben werden automatisch vom Formfiller gesichert. Wenn Sie eine bereits verwendete Formulardefinition das nächste Mal laden, enthalten die einzelnen Textfelder also noch die vorherigen Eingaben. Sie müssen daher nur an den Stellen auf dem Dokument neuen Text eintippen, die auch tatsächlich geändert werden müssen - die übrigen kann man praktischerweise einfach übernehmen. 





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